柳州市潭中人民医院：多措并举推动基层医院档案管理“三合一”制度建设

医院档案管理是现代医院管理的重要组成部分，对于医院的日常运营、医疗质量提升、法律保障、文化传承以及高质量发展具有重要意义。为提升基层医疗档案管理效能，针对基层二级医院档案管理实践中的问题，柳州市潭中人民医院结合国家《医疗机构病历管理规定》《档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度》等政策要求，提出了标准化、信息化、人才梯队建设的优化路径。

当前大型三甲医院日均形成文书、病历、科研、设备等门类档案越来越多，传统管理模式暴露出分类标准碎片化，归档范围模糊化，以及专业人才短缺等问题。而“三合一”制度通过标准化、清单化、动态化的制度设计，恰好解决了这些问题。

健全标准化管理体系

医院档案管理采用科学系统的分类体系，一级门类划分为党群、行政、医疗、科研、基建、设备、会计、人事、技术、病历、声像、实物等12大门类。各一级门类清晰界定医院不同业务领域的档案归属，为档案管理奠定基础框架。二级类目是对上级类目的进一步细化，依据医院具体业务流程与管理需求进行精准划分，确保档案分类的全面性与细致性。

在分类方法上，紧密结合医院主要职能，以分类科学合理、方便查找利用为核心目标。同时，充分考量分类方法的延续性，保持相对固定，避免频繁改动，保障档案管理工作的稳定性与连贯性。

此外，对于不同类型的档案，医院应采取差异化处理应对。其中，医疗业务类，如患者诊疗直接产生的临床文档，以病案相关要求的时限进行处理；对于管理服务类档案（行政运营支撑类文件），医院一般都是月度整理，审核完成；而对于专项工作类，如：会计档案、人事档案、公共卫生及特殊事件档案，医院都是采取双人确认，标注密级的即时处理。

规范档号编制

档号的编制需要严格遵循唯一性、一致性、稳定性、扩充性、简单性、适用性原则。唯一性确保每份档案都有专属标识，避免混淆；一致性保证编制规则统一；稳定性维持档号长期有效；扩充性为未来档案增长预留空间；简单性便于操作与识别；适用性契合医院实际管理场景，使档案检索、调阅等工作高效有序开展。例如某采用“年度-机构-保管期限-流水号”八位编码制，确保唯一性、扩展性，如“2023-XZ-30-Y001”

差异化保管期限设置

档案保管期限原则分为永久、30年或10年。其中，永久保管的档案主要是对于本单位有长远利用价值的重要文件材料，如单位成立、撤销、合并、更名、迁址、启用和废止印章等重要文件，以及历次政治运动、重大历史事件、重要工作活动、重要专题会议的记录和纪要，以及上级机关颁发的需要本单位长期贯彻执行的重要文件等。30年保管期限的档案则包括本单位一般工作活动的文件材料，如一般会议的记录和纪要，以及上级机关颁发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的一般性文件材料等。而10年保管期限的档案则主要是本单位在一定时期内需要查考的文件材料，如本单位与其他单位联合行文的一般性文件材料等。这些分类有助于对不同类型的档案进行有效地管理和资源分配，确保每一份档案在其具有价值的时间内得到妥善保存。

为更好地推动相关制度建设，医院开展了档案管理能力建设工程，建立分层培训体系（职能－临床－重点部门重点领域）。针对内部开展专项培训活动，并进行细致全面的档案专项检查工作，以确保档案管理工作的持续稳定发展。在规定的时间内，严格按照规范要求，高效完成文书档案的整理和归档任务，确保卷宗整理规范有序，档案统计台账和发文登记本制式设计合理且实用性强。

同时，医院将会计档案、照片档案、设备档案等不同门类的档案，按照规范要求进行系统整理，使单位的各类档案门类齐全、分类明确、保管期限划分精准，整理工作规范到位，从而丰富档案构成内容，提升单位档案的完整性和系统性，更好地为单位的各项业务工作提供有力支持。

此外，医院还切实推出五大具体举措来推动档案管理。这五大具体举措分别是：推进档案管理的电子化和标准化，加强数据安全与隐私保护，提升档案管理人员的专业能力，完善应急预案和备份机制，以及探索档案数据的开放共享和决策支持功能。

档案“三合一”制度不仅是技术层面的操作指南，更是推动医院治理现代化的制度创新。在DRG支付改革、智慧医院建设等新时期命题下，医院档案管理应把握制度落地窗口期，通过标准化建设筑牢数据底座，借助数字化转型释放档案价值，最终构建起支撑医院战略决策、医疗质量改进和文化传承的档案治理新范式。

未来，通过这些措施，医院将可以有效提升档案管理的效率和价值，为医院的高质量发展提供支撑。

责编：阎秀峰